【無料テンプレート付き】LIMS導入でベンダー相談前に準備すべき5つの資料
LIMS（Laboratory Information Management System）の導入を検討していると、
「まずはベンダーに相談しよう」と考える方が多いのではないでしょうか。
ですがLIMSの導入は、単なるシステムの入れ替えではなく、業務フローやデータ管理のあり方を大きく変えるプロジェクトです。
ですので、準備不足のままベンダーに相談すると、次のような問題が起こりがちです。
- 提案内容が曖昧で比較できない
- 見積が膨らみ、予算超過につながる
- 社内の合意形成に時間がかかる
- 結果的に「高コスト・長期化」してしまう
これは多くの企業で実際に起きている失敗例です。
「要件が曖昧なまま契約 → 手戻りでコスト超過・導入遅延」という事態は避けたいですよね。
逆に、事前に必要な資料を整えておけば、プロジェクトは低コストかつ短期間で進められます。
そこで本記事では、ベンダーに相談する前に準備すべき3つの資料を紹介します。
また、すぐに使えるExcelテンプレートも無料公開しています。
ぜひ皆様のLIMS導入に役立ててください。
なぜベンダー相談前に準備が必要か
ベンダーに相談する前に準備をする最大のメリットは、「ベンダーとの会話が具体的になる」ことです。
どういうことか、理由を順に紹介します。
- 提案・見積の精度が上がる
→ 曖昧なヒアリングに基づく「ざっくり見積もり」を防止 - 社内の関係者間で合意形成しやすい
→ 導入目的や優先順位が整理されるため、意思決定がスムーズ - プロジェクトの方向性がぶれにくい
→ As-Is（現状）とTo-Be（あるべき姿）が明確なので、途中で仕様が迷走しない - 低コストで導入できる
→ 要件が整理されているため、余計な開発や修正が減る - 短期間で実装できる
→ ベンダーが初期段階から具体的に動ける
言い換えれば、準備不足のまま相談すると、ベンダーは「まず要件整理から」となるため、工数もコストも増えてしまうのです。
それを防ぐためには、事前に社内で用意を整えておくことが重要です。
準備すべき5つの資料
ここからは、最低限揃えておくべき資料を3つ紹介します。
これらの資料を用意しておけば、自社に最適なLIMSを選定てき、プロジェクト開始後もスムーズに作業が進むでしょう。
業務フロー図（As-Is／To-Be）
内容例：
- 試料受付 → 試験 → 結果入力 → 承認 → 報告書発行 の流れを図式化する
- 試験依頼や承認に関わる担当者、システム入力のタイミングを明示する
- 手作業が多い箇所（紙やExcel処理）を洗い出し、自動化ポイントを整理する
機器リスト
内容例：
- 機器名・メーカー・型番
- 設置場所・利用部門
- 出力データ形式（例：CSV, XML, 専用フォーマット）
- ネットワーク接続可否
要件リスト
内容例：
- 試験依頼の受付を紙から電子化したい
- 承認フローを自動化したい
- レポート出力をExcelからシステム標準に置き換えたい
- トレーサビリティを強化したい
URS（User Requirements Specification；ユーザー要求仕様書）
内容例：
- プロジェクトの背景・目的
- システム化範囲
- 機能要件（入力、処理、出力）
- 非機能要件（性能、セキュリティ、運用性）
データ定義一覧表
内容例：
- 静的データ（マスタ系）：製品、分析項目、計算式、機器、ユーザー、場所、報告書テンプレートなど
- 動的データ（トランザクション系）：サンプル、分析、分析結果、試薬など
- サンプルデータに必要な項目：サンプルID、サンプル名、ロットNo、製品、採取日、採取者、登録日、承認者、備考
- 分析データに必要な項目：サンプルID、分析項目、機器、実施日、実施者、完了日、承認日、承認者、備考
まとめ
LIMS導入を成功させるには、ベンダーに相談する前の準備が欠かせません。
つまり、自社の現状と理想を整理することが重要です。
- 業務フロー図や機器リスト、データ定義一覧表で現状（As-Is）を整理
- 要件リストで理想（To-Be）を明確化
- URSで要件を文書化し、社内やベンダーとの共通言語にする
これらを揃えておくだけで、
- 提案の質が高まる
- 社内調整がスムーズになる
- 低コストかつ短期間でLIMSを導入できる
という大きなメリットを得られます。
まずはテンプレートを活用して、自社の現状を整理してみてください。
もし「自社だけでは難しい」「何を書いたら良いか分からない」と感じた場合、当社にご相談いただければ支援可能です。
ご要望に応じて様々なメニューを用意しておりますので、お気軽にご相談ください。
